Regulamin korzystania z platformy do zarządzania benefitami pracowniczymi mbenefits.pl

Wstęp

Szanowny Użytkowniku, niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z platformy mbenefits.pl, Twoje prawa i obowiązki  jako Użytkownika, a także kwestie związane z ochroną danych osobowych. Regulamin składa się z sześciu głównych części:

  1. Postanowienia ogólne i definicje (§1-2): Zawiera podstawowe informacje o Regulaminie oraz wyjaśnienie kluczowych  terminów. 
  2. Korzystanie z Platformy i obowiązki Użytkownika (§3-7): Opisuje proces rejestracji, logowania, zasady korzystania  z Platformy oraz Twoje obowiązki jako Użytkownika. 
  3. Wybór i korzystanie z benefitów (§8-11): Przedstawia zasady wyboru, zamawiania i realizacji Benefitów, a także Twoje  prawa jako Konsumenta. 
  4. Reklamacje i odpowiedzialność (§12-13): Wyjaśnia procedurę składania reklamacji oraz zakres odpowiedzialności  mbenefits.pl. 
  5. Ochrona praw własności intelektualnej (§14): Informuje o prawach autorskich dotyczących treści na Platformie.
  6. Ochrona danych osobowych i postanowienia końcowe (§15-20): Zawiera szczegółowe informacje o przetwarzaniu  Twoich danych osobowych oraz postanowienia końcowe Regulaminu. 

Część I: postanowienia ogólne i definicje

§1 Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z Systemu. 
  2. W zakresie usług świadczonych drogą elektroniczną Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia  18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.    
  3. Regulamin udostępniony jest Użytkownikowi nieodpłatnie za pośrednictwem Systemu w formie umożliwiającej jego  pobranie, utrwalenie i wydrukowanie. 

§2 Definicje

  1. Administrator – osoba wyznaczona przez Pracodawcę, posiadająca uprawnienia do zarządzania Kontem Klienta na  Platformie. 
  2. Benefity – świadczenia pozapłacowe oferowane przez Pracodawców za pośrednictwem Platformy, takie jak karty  podarunkowe, prywatna opieka medyczna, bilety do kina, karnety na siłownię itp. 
  3. Dane Osobowe – informacje o Użytkownikach gromadzone przez mbenefits.pl zgodnie z RODO, niezbędne do  korzystania z Platformy. 
  4. Dostawca Zewnętrzny – podmiot niezwiązany umową z mbenefits.pl, dostarczający Benefity Użytkownikom na  podstawie umowy z Pracodawcą. 
  5. Hasło – ciąg znaków zabezpieczający Konto Użytkownika, zgodny z Polityką bezpieczeństwa mbenefits.pl lub polityką  Klienta. 
  6. Hasło Jednorazowe – tymczasowy kod służący do aktywacji Konta Użytkownika. 
  7. Klient (Pracodawca) – firma, która zawarła umowę z mbenefits.pl na korzystanie z Platformy.
  8. Konsument – Użytkownik końcowy będący jednocześnie konsumentem w rozumieniu art. 221 Kodeksu  cywilnego, tj. osoba fizyczna, która nabywa od Partnera, Dostawcy Zewnętrznego lub bezpośrednio od mbenefits. pl Świadczenia, Pakiety Abonamentowe lub vouchery wyłącznie na potrzeby osobiste lub rodzinne, niezwiązane  z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową. 
  9. Konto – indywidualny profil Użytkownika na Platformie, umożliwiający wybór i zakup Benefitów.
  10. Konto Klienta – profil Pracodawcy na Platformie, w ramach którego zarządzane są Konta Użytkowników.
  11. Login – unikalny identyfikator Użytkownika do logowania na Platformie. 
  12. mbenefits.pl – właściciel i operator Platformy, mbenefits.pl Sp. z o.o. 
  13. Partner – podmiot, z którym mbenefits.pl zawarł umowę na dostarczanie Benefitów.
  14. Platforma – platforma mbenefits.pl do zarządzania benefitami pracowniczymi dostępna pod adresem www.mbenefits. pl, oprogramowanie pozwalające na wykorzystanie dostępnych funkcjonalności po spełnieniu warunków technicznych  opisanych w § 4 niniejszego Regulaminu. 
  15. Polityka Prywatności – dokument mbenefits.pl określający zasady przetwarzania Danych Osobowych.
  16. Polityka Bezpieczeństwa – dokument mbenefits.pl określający zasady ochrony Danych Osobowych.
  17. Pliki cookies – niewielkie informacje tekstowe, wysyłane przez Serwis i zapisywane po stronie przeglądarki  internetowej Użytkownika. 
  18. Punkt - to jednostka odpowiadająca 1 PLN, którą Użytkownik otrzymuje od Klienta (Pracodawcy) i może wymienić na  dostępne w systemie benefity, bony lub pakiety abonamentowe. 
  19. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony  osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.    
  20. Serwis – strona internetowa mbenefits.pl, na której znajduje się Platforma 
  21. System – oprogramowanie obsługujące Platformę. 
  22. Umowa – umowa pomiędzy mbenefits.pl a Klientem, regulująca korzystanie z Platformy. 
  23. Urządzenie Mobilne – przenośne urządzenie elektroniczne (smartfon, tablet) z systemem iOS lub Android,  umożliwiające korzystanie z Aplikacji. 
  24. Ustawa o prawach Konsumenta, ustawa – ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach Konsumenta (dziennik ustaw z roku  2014 pozycja 827 z późniejszymi zmianami) 
  25. Użytkownik – pracownik lub współpracownik Klienta, posiadający Konto na Platformie. 
  26. Zewnętrzny Kanał Płatności – system płatności online obsługiwany przez zewnętrznego dostawcę, z którym mbenefits. pl ma podpisaną umowę. 
  27. ZFŚS - oznacza Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, zgodnie z definicją zawartą w Ustawie z dnia 4 marca 1994  roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 

Część II: korzystanie z platformy i obowiązki użytkownika

§3 Korzystanie z usług dostępnych w systemie

  1. mbenefits.pl udostępnia Użytkownikowi usługę dostępu do Systemu na zasadach określonych w niniejszym  Regulaminie. Dostęp do Konta i korzystanie z Systemu są bezpłatne dla Użytkownika.
  2. Aby rozpocząć korzystanie z Systemu, Użytkownik musi zaakceptować niniejszy Regulamin.
  3. Po przyznaniu dostępu do Systemu, Użytkownik otrzymuje unikalny Login oraz jednorazowe Hasło, które umożliwia  pierwsze logowanie.
  4. Podczas pierwszego logowania, Użytkownik musi ustawić swoje własne Hasło. System automatycznie sprawdza siłę  Hasła i nie zezwala na użycie Hasła, które nie spełnia minimalnych wymagań bezpieczeństwa. Komunikaty w Systemie  wskażą Użytkownikowi, jakie elementy należy dodać do Hasła, aby spełnić te wymagania.
  5. Aby zalogować się do Systemu, Użytkownik musi podać:
    • Login, Hasło i identyfikator Klienta, lub
    • Służbowy adres e-mail podany przez Klienta oraz Hasło, lub
    • Prywatny adres e-mail oraz Hasło.
    Możliwe jest również logowanie przy użyciu poświadczeń z systemu autoryzacji Klienta (po uprzedniej integracji) lub  innego mechanizmu uwierzytelniania zaakceptowanego przez mbenefits.pl.
  6. Korzystając z Systemu, Użytkownik może między innymi:
    • Wybierać Benefity oferowane przez mbenefits.pl, Partnerów lub Dostawców Zewnętrznych w ramach dostępnych  środków;
    • Opłacać Benefity przy użyciu własnych środków, jeśli są one dostępne w Systemie;
    • Sprawdzać historię zamówionych Benefitów;
    • Korzystać z dodatkowych usług udostępnionych na podstawie uzgodnień między mbenefits.pl a Klientem,  związanych z działalnością socjalną lub motywacyjną.
  7. W przypadku zapomnienia Hasła, Użytkownik powinien postępować zgodnie z instrukcjami w Systemie lub  skontaktować się z Administratorem. 

§4 Obowiązki użytkownika

  1. Użytkownik zobowiązuje się do:
    • Przestrzegania prawa i Regulaminu:Korzystania z Platformy mbenefits.pl zgodnie z przepisami prawa  obowiązującego w Polsce oraz postanowieniami niniejszego Regulaminu.
    • Korzystania z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem:Wykorzystywania Platformy wyłącznie do przeglądania,  wybierania i zamawiania Benefitów oferowanych przez Pracodawcę, przy użyciu odpowiedniego oprogramowania  i urządzeń.
    • Niedopuszczania do działań szkodliwych: Powstrzymywania się od działań, które mogłyby zakłócić funkcjonowanie  Platformy, uszkodzić ją, narazić na szkodę mbenefits.pl, Partnerów lub innych Użytkowników, a także od prób  uzyskania nieautoryzowanego dostępu do danych
    • Poszanowania innych Użytkowników:Korzystania z Platformy w sposób nieuciążliwy dla innych  Użytkowników, z poszanowaniem ich dóbr osobistych, w tym prawa do prywatności.
    • Podawania prawdziwych danych: Przekazywania mbenefits.pl prawdziwych i aktualnych danych osobowych oraz  innych informacji niezbędnych do korzystania z Platformy i zamawiania Benefitów.
    • Korzystania z Platformy do celów prywatnych:Niewykorzystywania Platformy do celów zarobkowych ani w ramach  prowadzonej działalności gospodarczej.
    • Ochrony danych dostępowych:Zachowania poufności swojego Loginu i Hasła, a w przypadku podejrzenia ich  ujawnienia, niezwłocznej zmiany Hasła i poinformowania o tym faktu Administratora lub mbenefits.pl poprzez  wysłanie wiadomości na adres e-mail: daneosobowe@mbenefits.pl. 

§5 Ograniczenia w korzystaniu z systemu

  1. mbenefits.pl zastrzega sobie prawo do zablokowania dostępu do Systemu Użytkownikowi, który narusza postanowienia  Regulaminu, w szczególności:
    • korzysta z Systemu w sposób niezgodny z prawem lub Regulaminem;
    • zakłóca funkcjonowanie Platformy;
    • próbuje uzyskać nieautoryzowany dostęp do danych;
    • udostępnia swoje konto innym osobom;
    • rozpowszechnia treści niezgodne z prawem lub szkodliwe.
  2. mbenefits.pl może również zablokować Konto Użytkownika w przypadku braku płatności ze strony Klienta. 3. mbenefits.pl zastrzega sobie prawo do czasowego wyłączenia Platformy z powodu prac konserwacyjnych lub  aktualizacji systemu. O planowanych przerwach dłuższych niż 15 minut Administrator zostanie powiadomiony drogą  mailową. 

§6 Wymagania systemowe

  1. Kompatybilność z Przeglądarkami: Użytkownik musi korzystać z jednej z następujących przeglądarek internetowych  w ich aktualnych lub poprzednich dwóch wersjach: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Opera lub Safari.  Użytkownicy powinni mieć włączoną obsługę JavaScript i ciasteczek (cookies).
  2. Rozdzielczość Ekranu: Strona jest zoptymalizowana dla rozdzielczości ekranu Full HD (1920x1080 pikseli) lub wyższej.  Użytkownicy korzystający z urządzeń o niższej rozdzielczości mogą doświadczać ograniczonej funkcjonalności lub  zmienionego układu strony.
  3. Obsługa Urządzeń Wskazujących: Strona jest zaprojektowana do obsługi za pomocą myszy, trackpada lub ekranu  dotykowego. Funkcjonalność może być ograniczona przy użyciu innych urządzeń wskazujących.
  4. Ustawienia Bezpieczeństwa: Użytkownicy powinni mieć skonfigurowane standardowe ustawienia bezpieczeństwa  w przeglądarkach. Zbyt restrykcyjne ustawienia mogą wpłynąć na dostępność niektórych funkcji strony.
  5. Brak dodatków do przeglądarek wpływających na treść lub działanie strony: W szczególności mechanizmy blokowania  treści lub reklam albo inaczej modyfikujące oryginalną strukturę strony www.
  6. System Operacyjny: Strona jest kompatybilna z najnowszymi wersjami systemów operacyjnych Windows, macOS, Linux,  oraz mobilnych systemów operacyjnych iOS i Android. Użytkownicy korzystający ze starszych systemów operacyjnych  mogą doświadczyć ograniczeń w dostępności lub funkcjonalności.
  7. Mbenefits.pl dokłada wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich danych. Jednakże, ze względu na  publiczny charakter sieci Internet, istnieje ryzyko, że osoby nieuprawnione mogą próbować uzyskać do nich dostęp.  Aby zminimalizować to ryzyko, zalecamy korzystanie z renomowanych programów antywirusowych oraz regularne  aktualizowanie swojego oprogramowania. Pamiętaj, że my nigdy nie poprosimy Cię o podanie swojego hasła przez  e-mail, telefon czy inne kanały komunikacji. 

§7 Rezygnacja z korzystania z systemu

  1. Użytkownik może zrezygnować z korzystania z Platformy w dowolnym momencie, informując o tym Administratora.
  2. Konto Użytkownika może zostać zamknięte również na wniosek Klienta lub w przypadku rozwiązania Umowy.
  3. Zamknięcie Konta Użytkownika uniemożliwia dalsze korzystanie z Platformy. 

 Część III: wybór i korzystanie z benefitów

§8 Dostępne benefity

  1. W Systemie dostępne są Benefity oferowane przez Partnerów oraz mbenefits.pl.
  2. Oferta Benefitów widoczna jest na Koncie Użytkownika po zalogowaniu. 

§9 Zamawianie benefitów

  1. Użytkownik może zamawiać Benefity przez Platformę, postępując zgodnie z instrukcjami.
  2. W przypadku płatności środkami własnymi, Użytkownik zostanie przekierowany do Zewnętrznego Kanału Płatności.
  3. Transakcja może oczekiwać na autoryzację do 60 minut. W tym czasie środki Użytkownika mogą być tymczasowo zablokowane.
  4. Nieudana płatność powoduje anulowanie transakcji.
  5. Po poprawnej płatności, Użytkownik otrzyma potwierdzenie uprawniające do skorzystania z Benefitu.
  6. Szczegółowe zasady realizacji Benefitów są opisane przy każdym z nich na Platformie. 

§10 Realizacja benefitów

  1. Każdy Benefit może być zrealizowany zgodnie z jego szczegółowym opisem dostępnym na Platformie. Niektóre Benefity  mogą być wykorzystane jednorazowo, inne wielokrotnie, do wyczerpania przyznanego limitu.
  2. W celu realizacji Benefitu, Użytkownik powinien postępować zgodnie z instrukcjami podanymi w opisie danego  Benefitu. Może to obejmować np. podanie kodu, okazanie vouchera lub karty Benefitów u Partnera.
  3. Partnerzy nie są zobowiązani do wymiany Benefitów na gotówkę ani do wydawania reszty, jeśli wartość zakupionych towarów lub usług jest niższa niż wartość Benefitu. 

§11 Prawo odstąpienia od umowy

  1. Użytkownikowi będącemu Konsumentem przysługuje prawo odstąpienia od umowy zakupu Benefitu w terminie 14 dni  od daty zakupu, bez podania przyczyny, zgodnie z ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.
  2. Aby skorzystać z prawa odstąpienia, Użytkownik powinien złożyć oświadczenie o odstąpieniu od umowy przed upływem  14-dniowego terminu. Oświadczenie można złożyć w formie pisemnej lub elektronicznej na adres mbenefits.pl.
  3. Prawo odstąpienia od umowy nie przysługuje w przypadkach określonych w art. 38 ustawy o prawach konsumenta,  np. w przypadku Benefitów o charakterze usług, które zostały już w pełni zrealizowane.
  4. W przypadku zakupu Benefitu przy użyciu środków przyznanych przez Pracodawcę, prawo odstąpienia od umowy nie  przysługuje. 

Część IV: reklamacje i odpowiedzialność

§12 Reklamacje

  1. Reklamacje dotyczące działania Platformy należy składać przez formularz kontaktowy lub mailowo na adres:  reklamacje@mbenefits.pl.
  2. Reklamacje dotyczące realizacji Benefitów należy kierować bezpośrednio do Partnera. mbenefits.pl może pomóc  w kontakcie.
  3. mbenefits.pl rozpatruje reklamacje w ciągu 14 dni i udziela odpowiedzi drogą elektroniczną. 

§13 Odpowiedzialność

  1. mbenefits.pl nie odpowiada za działania Partnerów wobec Użytkowników ani za umowy zawierane między nimi.
  2. mbenefits.pl odpowiada wyłącznie za szkody wyrządzone Użytkownikowi z winy umyślnej mbenefits.pl.

Część V: ochrona praw własności intelektualnej

§14 Prawa autorskie

  1. Treści na Platformie, takie jak teksty, grafiki, logo, są chronione prawem autorskim i należą do mbenefits.pl lub  podmiotów trzecich. Kopiowanie, powielanie i rozpowszechnianie bez zgody mbenefits.pl jest zabronione.
  2. Użytkownik nie może kopiować, powielać, rozpowszechniać ani modyfikować treści dostępnych na Platformie bez  pisemnej zgody mbenefits.pl. 

Część VI: ochrona danych osobowych

§15 Ochrona danych osobowych

  1. mbenefits.pl jest administratorem Danych Osobowych Użytkowników w zakresie umożliwiającym prawidłowe  korzystanie z Systemu.
  2. Kontakt z mbenefits.pl w sprawie ochrony danych osobowych jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: daneosobowe@mbenefits.pl lub pisemnie na adres siedziby spółki: ul. Świeradowska 47, 02-662 Warszawa. 

§16 Zakres i cel przetwarzania danych

  1. mbenefits.pl przetwarza Dane Osobowe Użytkowników w celu:
    • świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym umożliwienia korzystania z Platformy,
    • realizacji zamówień na Benefity,
    • marketingu bezpośredniego własnych produktów lub usług (za zgodą Użytkownika),
    • celów statystycznych i analitycznych,
    • wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na mbenefits.pl.
  2. mbenefits.pl może przetwarzać następujące Dane Osobowe Użytkowników: imię, nazwisko, adres e-mail, numer  telefonu, dane adresowe, informacje o zamówieniach, dane dotyczące korzystania z Platformy.

§17 Podstawa prawna przetwarzania danych

  1. Podstawą prawną przetwarzania Danych Osobowych Użytkowników jest:
    • wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
    • zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
    • prawnie uzasadniony interes mbenefits.pl (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
    • obowiązek prawny ciążący na mbenefits.pl (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). 

§18 Udostępnienie danych osobowych

  1. mbenefits.pl może udostępniać Dane Osobowe Użytkowników:
    • podmiotom przetwarzającym dane w imieniu mbenefits.pl, np. dostawcom usług IT,
    • Partnerom, w zakresie niezbędnym do realizacji zamówień na Benefity,
    • organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. 

§19 Prawa użytkownika

  1. Użytkownik ma prawo do:
    • dostępu do swoich Danych Osobowych,
    • sprostowania swoich Danych Osobowych,
    • usunięcia swoich Danych Osobowych,
    • ograniczenia przetwarzania swoich Danych Osobowych,
    • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich Danych Osobowych,
    • przenoszenia swoich Danych Osobowych
  2. Aby skorzystać z powyższych praw, Użytkownik powinien skontaktować się z mbenefits.pl za pośrednictwem adresu  e-mail: daneosobowe@mbenefits.pl. 

§20 Postanowienia końcowe

  1. mbenefits.pl Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie. Zmiany te wchodzą  w życie z chwilą ich opublikowania na stronie internetowej Platformy. Użytkownicy zostaną powiadomieni o zmianach  z odpowiednim wyprzedzeniem.
  2. Wszelkie spory pomiędzy mbenefits.pl Sp. z o.o. a Użytkownikiem, wynikające z korzystania z Platformy, będą  rozstrzygane polubownie. W przypadku braku możliwości polubownego rozwiązania, spory te będą rozstrzygane przez  sąd właściwy dla siedziby mbenefits.pl Sp. z o.o.
  3. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 1.03.2024 r.